Para empezar
Firma electrónica para facturar: qué es el archivo .p12 y cómo usarlo
Qué firma electrónica necesitas para emitir facturas electrónicas en Ecuador, por qué debe ser en archivo, qué pasa cuando caduca y cómo cuidarla.
Sin firma electrónica no hay factura electrónica: cada comprobante se firma antes de enviarlo al SRI y el SRI revisa que la firma sea válida y del emisor. Esta guía explica qué firma pedir, qué pasa cuando caduca y cómo cuidarla.
Qué es y para qué sirve
La firma electrónica es un certificado digital que emite una entidad de certificación autorizada en Ecuador. Para facturar se usa en un archivo con extensión .p12 (a veces .pfx) protegido con una clave. Con ella, el sistema firma el XML de cada comprobante en el formato XAdES-BES que exige el SRI.
El certificado lleva dentro el número de RUC o de cédula del titular. El SRI lo compara con el RUC del emisor: si no corresponden, el comprobante no se autoriza.
Qué tipo de firma pedir
- Persona natural: si facturas con tu propio RUC.
- Representante legal o miembro de empresa: si facturas a nombre de una sociedad. El certificado se emite a nombre de la persona e incluye los datos de la empresa.
- En archivo, no en token: un sistema de facturación en línea necesita el archivo
.p12. La firma en token (USB) solo funciona conectada a una computadora.
Las firmas tienen vigencia de uno o más años según lo que contrates. Anota la fecha de caducidad desde el primer día.
Cuando la firma caduca
Con la firma caducada o revocada no puedes emitir: el SRI rechaza los comprobantes por firma inválida o certificado revocado. Las facturas que ya emitiste siguen siendo válidas, porque se firmaron cuando la firma estaba vigente.
Renueva la firma unos días antes de que caduque y súbela a tu sistema apenas la tengas: el trámite de la entidad certificadora puede demorar.
Cómo cuidarla
- No la envíes por correo ni chat junto con su clave: quien tenga las dos cosas puede firmar a tu nombre.
- Guarda una copia del archivo en un lugar seguro, separada de la clave.
- Si sospechas que alguien la tiene, pide la revocación a tu entidad certificadora.
- Súbela solo a sistemas que la guarden cifrada y no la muestren después.
Cómo se usa en Factucomercio
La firma se sube en la ficha de tu empresa, en la sección de firma electrónica. Al subirla, Factucomercio revisa la clave, que esté vigente y que corresponda a tu RUC, y guarda su titular, la entidad que la emitió y su fecha de caducidad. El archivo queda cifrado. Mientras no haya una firma vigente no se emite ningún comprobante, y te avisamos antes de que caduque.
Preguntas frecuentes
¿Sirve la firma en token (dispositivo USB) para facturar?
Para un sistema de facturación en línea se necesita la firma en archivo (.p12 o .pfx) con su clave. El token sirve para firmar documentos desde tu computadora, pero un servidor no puede usarlo.
¿Puedo usar la firma de otra persona?
La firma debe corresponder al RUC que emite: el SRI revisa que el certificado sea del emisor. Si la empresa es una sociedad, se usa la firma de su representante legal o de un miembro autorizado de la empresa.
¿Qué pasa con las facturas ya emitidas cuando la firma caduca?
Siguen siendo válidas: se firmaron cuando el certificado estaba vigente. Lo que no puedes hacer es emitir nuevas hasta renovarla.
Fuentes. Esta guía resume la normativa para orientarte; no reemplaza la asesoría de tu contador. Revisa siempre la versión vigente en el SRI.
En Factucomercio
Facturación electrónica
Factura, notas de crédito y débito, retención, guía de remisión y liquidación de compra. Cada uno se firma con tu certificado, se envía al SRI y queda con su RIDE y su XML para tu cliente.