Nota de crédito electrónica: devoluciones y descuentos paso a paso

La nota de crédito electrónica corrige una factura a favor de tu cliente: cuando te devuelve mercadería, cuando le haces un descuento después de facturar o cuando cobraste de más. No borra la factura: la modifica y deja el registro de por qué.

Cuándo se usa

• Devolución: el cliente devuelve todo o parte de lo que compró.
• Descuento o rebaja posterior: un descuento por pronto pago, una bonificación o un reclamo.
• Error en el valor de una factura que ya no se puede anular porque pasó el plazo (mira cómo anular una factura).

Si en vez de rebajar necesitas cobrar más (intereses, gastos de envío olvidados), lo que corresponde es una nota de débito.

Qué datos lleva

• Tus datos como emisor y el número de la nota de crédito.
• El cliente: el mismo de la factura.
• El comprobante que modifica: tipo (factura), número y fecha de emisión.
• El motivo, en texto: «devolución de mercadería», «descuento por pronto pago».
• El detalle de lo devuelto o descontado, con la misma tarifa de IVA de la factura, y los totales.

La nota de crédito nunca puede ser mayor que la factura que modifica, y lo que ya se devolvió no se puede devolver otra vez.

Qué pasa con el inventario y el cobro

• Inventario: en una devolución, la mercadería en buen estado vuelve a la bodega al mismo costo con el que salió; la dañada se da de baja.
• Cobro: si la factura estaba por cobrar, la nota de crédito rebaja lo que te debe el cliente. Si ya estaba pagada, queda un saldo a favor del cliente para su próxima compra o para devolverle el dinero.
• Impuestos: el IVA de la nota de crédito reduce el IVA en ventas del mes en que la emites.

Nota de crédito o anulación

La anulación deja la factura sin efecto, como si no hubiera existido, y tiene un plazo corto. La nota de crédito, en cambio, se puede emitir después, pero según la Resolución NAC-DGERCGC25-00000017 del SRI dentro de los 12 meses siguientes a la emisión de la factura. Si el error es de datos del cliente (nombre, identificación), la nota de crédito no lo corrige: dentro del plazo se anula la factura y se emite otra.

Cómo se hace en Factucomercio

Desde la factura autorizada eliges «Nota de crédito». Por cada línea decides si es devolución o descuento, cuánto, a qué bodega vuelve y si vuelve en buen estado o dañada. Los totales se calculan en vivo y, al emitir, el inventario, lo que te debe el cliente y la contabilidad se actualizan solos. Si la factura es de otro sistema, también puedes emitirla escribiendo su número, fecha y autorización.

Preguntas frecuentes