Para empezar
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente en Ecuador?
Desde cuándo la factura electrónica es obligatoria en Ecuador, quiénes quedan fuera (negocios populares RIMPE), qué pasa con los talonarios y cómo empezar.
En Ecuador la factura electrónica dejó de ser opcional hace tiempo. Si tienes RUC y vendes, lo más probable es que estés obligado a emitir tus comprobantes en formato electrónico, autorizados por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Esta guía dice desde cuándo, quiénes quedan fuera y cómo empezar sin complicarte.
Desde cuándo es obligatoria
El SRI fue incorporando a los contribuyentes por grupos durante varios años (grandes contribuyentes, exportadores, sociedades, personas naturales obligadas a llevar contabilidad, por nivel de ingresos…). El último paso lo dio la Resolución NAC-DGERCGC22-00000024: desde el 30 de noviembre de 2022 todos los contribuyentes obligados a emitir facturas deben hacerlo en formato electrónico, con pocas excepciones.
Desde esa fecha el facturador físico (talonarios preimpresos) quedó solo para casos de contingencia y para quienes el SRI dejó fuera de la obligación.
Quiénes deben emitir comprobantes electrónicos
- Sociedades de cualquier tamaño: compañías, asociaciones, fundaciones con actividad económica.
- Personas naturales con RUC que emiten facturas, estén o no obligadas a llevar contabilidad: profesionales, comerciantes, arrendadores, transportistas, prestadores de servicios.
- Emprendedores del RIMPE (ingresos hasta USD 300.000 al año): emiten factura electrónica con la leyenda del régimen. Lo detallamos en la guía del RIMPE.
- Quien emite otros comprobantes: notas de crédito y débito, comprobantes de retención, guías de remisión y liquidaciones de compra también van en formato electrónico.
Quiénes quedan fuera
- Negocios populares del RIMPE (ingresos hasta USD 20.000 al año): emiten notas de venta, que pueden ser físicas. Pueden pasarse a la factura electrónica si lo piden al SRI.
- Contribuyentes no obligados a emitir comprobantes por su actividad o su nivel de ingresos, según el Reglamento de Comprobantes de Venta.
- Casos de contingencia: cuando no es posible emitir electrónicamente (por ejemplo, por una falla técnica), el SRI permite comprobantes físicos de contingencia con sus propias reglas y plazos para regularizarlos.
La clasificación la hace el SRI y consta en tu RUC. Si tienes dudas de si estás obligado, revisa tu RUC en SRI en Línea o consulta en una agencia: es mejor saberlo antes de la primera venta.
Qué pasa con las notas de venta y los talonarios
La nota de venta es el comprobante simplificado del negocio popular: no desglosa IVA y no sirve a quien la recibe para crédito tributario, aunque sí como sustento de costo o gasto con los límites que fija la norma. Para los demás contribuyentes la nota de venta no reemplaza a la factura.
Los talonarios preimpresos que tenías autorizados no se «convierten» en nada: desde la obligatoriedad solo pueden usarse como comprobantes de contingencia. Emitir una factura física en la actividad normal estando obligado al formato electrónico equivale a no emitir comprobante.
Cómo empezar a facturar electrónicamente
- Ten tu RUC activo y con la actividad económica correcta. Si no lo tienes, sácalo primero en SRI en Línea.
- Consigue una firma electrónica en archivo (.p12) a tu nombre (o del representante legal de la empresa), emitida por una entidad acreditada por ARCOTEL. Es la que firma cada comprobante. Lo explicamos en firma electrónica para facturar.
- Elige cómo vas a emitir: el facturador gratuito del SRI (solo genera y firma, sin inventario ni cobros) o un sistema de facturación que además envíe, consulte la autorización, lleve clientes, productos, cobros y reportes.
- Prueba en el ambiente de pruebas del SRI antes de emitir en producción. Las facturas de prueba no tienen valor tributario.
- Pasa a producción y emite tu primera factura. Desde ahí, cada comprobante sigue el flujo que explica cómo emitir una factura electrónica.
Cómo se hace en Factucomercio
En Factucomercio creas tu cuenta con el RUC y el sistema consulta al SRI que esté activo y tenga un establecimiento matriz abierto. Empiezas en el ambiente de pruebas con 30 días gratis; cuando subes la firma electrónica de la empresa, pasas tu punto de emisión a producción desde la barra superior. Si tu empresa es RIMPE, el sistema pone la leyenda que corresponde en cada comprobante a partir de lo que trae tu RUC.
Preguntas frecuentes
¿Si recién saco el RUC ya tengo que facturar electrónicamente?
Sí, salvo que el SRI te clasifique como negocio popular del RIMPE. Todo contribuyente obligado a emitir facturas lo hace en formato electrónico desde el 30 de noviembre de 2022.
¿Puedo seguir usando mi talonario de facturas preimpresas?
Solo como comprobante de contingencia en los casos que el SRI permite. Para la actividad normal la factura debe ser electrónica; los talonarios vigentes que te quedaron sirven únicamente en esas contingencias.
¿Qué pasa si no facturo electrónicamente estando obligado?
La factura física no es válida como comprobante de venta y el SRI puede sancionar la falta de emisión. Además tu cliente no puede sustentar el gasto ni el crédito tributario.
Fuentes. Esta guía resume la normativa para orientarte; no reemplaza la asesoría de tu contador. Revisa siempre la versión vigente en el SRI.
En Factucomercio
Facturación electrónica
Factura, notas de crédito y débito, retención, guía de remisión y liquidación de compra. Cada uno se firma con tu certificado, se envía al SRI y queda con su RIDE y su XML para tu cliente.