Qué es la facturación electrónica en Ecuador y cómo empezar

La facturación electrónica es la forma en que hoy se emiten los comprobantes de venta en Ecuador: en vez de un talonario impreso, cada factura es un archivo firmado digitalmente que el Servicio de Rentas Internas (SRI) autoriza en línea. Esta guía explica qué es, cómo funciona por dentro, quién está obligado y qué necesitas para empezar hoy.

Qué es la facturación electrónica

Es el esquema del SRI por el que un comprobante de venta (factura, nota de crédito, retención, guía de remisión…) se emite como un archivo XML con una estructura fija, se firma electrónicamente con el certificado del emisor y se envía al SRI, que lo revisa y responde con una autorización. Solo un comprobante autorizado tiene validez tributaria: es el que tu cliente puede usar para sustentar su gasto y su crédito de IVA, y el que entra en tus declaraciones.

El comprobante electrónico es el XML. El PDF que ves y envías por correo se llama RIDE (Representación Impresa del Documento Electrónico) y es solo una vista amigable del mismo contenido; no reemplaza al XML.

Cómo funciona: del XML a la autorización

1. Se arma el comprobante. El sistema toma los datos (emisor, cliente, productos, impuestos, formas de pago) y genera el XML según la ficha técnica del SRI, con un número secuencial y una clave de acceso de 49 dígitos que lo identifica en todo el país.
2. Se firma. Con la firma electrónica del emisor (archivo .p12 emitido por una entidad acreditada), que garantiza quién lo emitió y que nadie lo alteró.
3. Se envía al SRI por sus servicios web. El SRI lo recibe (o lo devuelve con un código de error si algo está mal).
4. El SRI lo autoriza, normalmente en segundos. Desde ese momento es válido y el emisor debe entregarlo al cliente: el XML y el RIDE, por correo o desde el sistema.
5. El cliente lo consulta en el portal del SRI con la clave de acceso, y el emisor lo reporta en sus declaraciones y en el ATS.

Qué comprobantes existen

Quién debe facturar electrónicamente

Desde el 30 de noviembre de 2022 todos los contribuyentes obligados a emitir facturas lo hacen en formato electrónico: sociedades, personas naturales con RUC y emprendedores del RIMPE. Quedan fuera los negocios populares del RIMPE, que emiten notas de venta, y quienes el reglamento no obliga a emitir comprobantes. El detalle está en quién está obligado a facturar electrónicamente.

Qué necesitas para empezar

• RUC activo, con tu actividad económica y al menos un establecimiento abierto. Se saca en SRI en Línea.
• Firma electrónica en archivo (.p12) a tu nombre o del representante legal, de una entidad acreditada por ARCOTEL. Es lo que firma cada comprobante; sin ella no se emite. Se solicita en línea, por ejemplo en Ecufirmas.
• Un sistema que emita: el facturador gratuito del SRI (genera y firma, nada más) o un sistema de facturación que además envíe, consulte la autorización y lleve clientes, productos, inventario y cobros.
• Tus datos listos: productos o servicios con su tarifa de IVA, clientes con su identificación y correo, y las formas de pago que usas.

Cómo empezar, paso a paso

1. Verifica tu RUC en SRI en Línea: estado activo, actividad correcta, establecimiento abierto y si estás en el RIMPE.
2. Saca la firma electrónica con la vigencia que vayas a usar (1 o 2 años para facturar todo el año).
3. Crea tu cuenta en el sistema y configura la empresa: establecimiento, punto de emisión, logo y formato del comprobante.
4. Carga productos y clientes (a mano o desde Excel) con sus tarifas de IVA.
5. Emite en pruebas: revisa que el RIDE salga como quieres y que el SRI autorice.
6. Sube la firma y pasa a producción. La primera factura real es la 001-001-000000001 (o el secuencial que te corresponda).
7. Entrega cada comprobante al cliente (XML y RIDE) y guarda los autorizados: te los pedirán en declaraciones y auditorías.

Cuánto cuesta

• Firma electrónica: se paga una vez por la vigencia elegida (de 7 días a 5 años); un certificado de 1 o 2 años es lo habitual para facturar.
• SRI: autorizar comprobantes no tiene costo; el facturador gratuito tampoco.
• Sistema de facturación: un plan mensual o anual según comprobantes, usuarios y módulos. Factucomercio empieza con 30 días gratis y los planes están publicados.

Errores de quien recién empieza

• Emitir en producción «para probar»: esos comprobantes son reales y solo se anulan.
• Facturar con una firma de otra persona o vencida: el SRI devuelve el comprobante.
• Reenviar con otro número un comprobante que el SRI devolvió: se corrige y se reenvía con la misma clave. Ver errores del SRI.
• Facturar a consumidor final por encima del monto permitido o sin identificar al cliente que lo pide. Ver factura a consumidor final.
• No entregar el XML al cliente: el RIDE solo no le sirve para su contabilidad electrónica.

Cómo se hace en Factucomercio

Creas la cuenta con tu RUC y el sistema consulta al SRI que esté activo. Empiezas en el ambiente de pruebas con 30 días gratis, cargas productos y clientes (también desde Excel), subes la firma .p12 en la ficha de la empresa y pasas tu punto de emisión a producción desde la barra superior. Cada comprobante se arma, se firma y se envía solo; si el SRI no responde, el sistema vuelve a intentarlo y te avisa cuando queda autorizado. El cliente recibe el XML y el PDF por correo y puede consultar sus comprobantes en consulta de comprobantes. Lo que sigue está en cómo emitir una factura electrónica.

Preguntas frecuentes